Stop hovedløs kopiering - find din egen vej

Stop hovedløs kopiering - find din egen vej

Det slår mig gang på gang: Virksomheder er hurtige til at kopiere hinandens løsninger - så hurtige at de nogle gange glemmer at forholde sig kritisk til, om løsningen passer. Der er dog ingen hurtige genveje til at forstå, fokusere og forankre.

Tina Seirup Nielsen

ECCO Sko A/S
Education & Training Manager
; 02.04.14    : 13:26
Det slår mig gang på gang: Virksomheder er hurtige til at kopiere hinandens løsninger - så hurtige at de nogle gange glemmer at forholde sig kritisk til, om løsningen passer. Der er dog ingen hurtige genveje til at forstå, fokusere og forankre.

Nogle gange synes mængden af projekter uendelig og endnu længere synes tiden det tager at arbejde på dem, og da de forekommer at være lige vigtige - hvor skal man så starte og slutte? Hvad endnu værre er, opstår ofte den oplevelse, at de samme projekter dukker op igen og igen. Man kunne kalde dem gengangerne. De fleste har erfaret, at det ikke er så spændende at blive sat til at arbejde på en genganger. Der må jo være en grund til, at projektet ikke er blevet afsluttet eller løst i første ombæring.

En virksomhed har typisk mange områder, hvor der kan forbedres, og vi bør konstant optimere vores processer og arbejdsgange for at levere bedre produkter, gøre vores kunder tilfredse og dermed tjene flere penge, så virksomheden kan overleve. Men skal man løse dem alle på en gang? Og hvorfor lader det til, at nogle af problemerne kommer igen?

Sæt farten ned

Jeg tror, mange har lidt for travlt. Vi vil så gerne løse og forbedre en masse her og nu og tager derfor ikke nødvendigvis tiden til at sætte os ned og virkelig forstå vores processer og problemer, inden vi implementerer et nyt koncept eller tiltag. Omend det er vigtigt at følge med i nye teorier, begreber og i andres erfaring og succes, skal man ikke ukritisk implementere nye koncepter, der er oppe i tiden eller kopiere andres løsninger uden at forholde sig til, om de passer til ens egne problemer. Hvis løsningen ikke passer, er problemet ikke løst og vil derfor dukke op igen.

Lean er et godt eksempel – et koncept, der diskuteres ivrigt, og som har givet meget til mange - og lidt til flere. Grunden er, at Lean er en løsning, som bilproducenten Toyota har udviklet til deres problemer – en værktøjskasse af løsninger, de har raffineret gennem en periode på mindst 60 år, hvorved de har løst deres problemer ét for ét. Toyota kalder det ikke Lean men daglig drift.

Der er virkelig mange gode elementer i denne værktøjskasse, men man kan ikke kopiere andres løsninger, hvis man ikke har de samme problemer. Lean kan ikke implementeres som en færdig pakkeløsning. Danske virksomheder kan kun få inspiration af de elementer, der er relateret til deres egne specifikke problemer, og de skal løses et ad gangen. Der findes ikke magiske eller hurtige genveje, og det er ikke nødvendigt at implementere det hele, hvis man ikke har brug for det.

Vær kedelig først

Min erfaring er, at indsatsen skal starte med det mest basale og dermed vigtigste: Forstå din proces. Et fundamentalt Lean værktøj er Value Stream Mapping, eller på dansk: proces kortlægning. Det er et helt simpelt værktøj, som kræver tid og analyse af processer, informations- eller vareflow, tid etc., og derfor opfatter mange virksomheder det som kedeligt.  Jeg har derfor mange mistænkt for at springe det over. Meget dumt.

Alle processer i en virksomhed kan kortlægges, værende finansafdelingen eller produktionen, og det er det første organisationen bør gøre for at se hvilke problemer der reelt er, i forholdet til at levere rigtige og gode produkter til ens kunde. Kortlæg før du søsætter projekter, der skal løse problemer, du tror, virksomheden har. Og før du sender medarbejdere på kursus i nye begreber, som du har hørt, at andre virksomheder har haft nytte af.

Når virksomhedens proces er kortlagt og sammenholdt med vision og strategi, så ved organisationen, hvor den vil hen. Man har overblik over sine problemer og kan udvælge dem, der er vigtigst at løse. Alt kan ikke være lige vigtigt at løse, og man ikke kan løse det hele på én gang. Hvis man kaster 50 bolde op i luften, griber man jo heller ikke dem alle sammen igen. Fokuser din indsats.

Brug derefter den fornødne tid paa at samle relevante medabejdere til at analysere problemet i dybden og årsagerne bag. Sørg for at løse de helt rigtige bagvedliggende grunde – forstå og dermed løs dit største problem ordentligt, i stedet for bare at kaste løsninger imod det.

Er du også arrogant?

Jeg kan stadig nogen gange tage mig selv i at tro, jeg med det samme kender årsagen til et specifikt problem, hvorefter jeg skynder mig at finde på en masse løsninger, og videre til næste opgave. Jeg kan glemme at bede kompetente kollegaer om input. Når jeg husker at spørge dem, der kunne have et relevant input, og når vi derefter sammen bruger tiden på at analysere, viser det sig for det meste at give overraskende information om mulige medårsager til det pågældende problem; forskellig forståelse af processer, forventninger eller forståelse af opgaver eller andet. Hver gang kommer jeg i tanke om, hvor arrogant det egentlig er at tro, at jeg selv ved meget bedre end alle de andre til sammen.

Det er i princippet ikke svært at finde på løsninger, men derimod kan det være svært at finde den rigtig årsag til problemet og dermed den mest optimale løsning.

Når man så har valgt, hvordan det skal løses, så brug tiden til at forankre denne løsning. Sørg for at alle forstår en eventuel ny standard og at ændringer er kommunikeret ordentligt og forstået. Man har ikke løst noget som helst ved at skrive en rapport eller mail – man har ansvar for, at det er forstået og også bliver udført. En ny standard tager tid at implementere og følge, så tag tiden til det, inden nye projekter sættes i søen, hvorved det forrige projekt let glemmes eller glider i baggrunden. Og så er det stensikkert at problemet du troede løst før eller siden viser sig igen.

Så hold op med at tænke som et hovedløst flokdyr, der løber samme vej som alle de andre dyr uden at reflektere over hvorfor. Forstå din processer og problemer, fokuser din indsats og analyser dine problemer i dybden og tag tiden til at forankre dine løsninger ordentligt. Kopier ikke andres løsninger – som var udviklet til netop deres specifikke problemer.

Seneste artikler

Hvor ofte har du stået ved en butiksdisk eller en skranke i en lufthavn, eller brugt dyrebar tid mens du ventede på din læge, sygeplejerske eller advokat – mens folk slog information op i forskellige...

Gi forecastingen bedre forutsetninger

Det har været forbeholdt spåkoner med farverige gevandter, kort og krystalkugler at udtale sig om fremtiden. Men ude i virksomhederne prøver vi jo alligevel, og ofte er værktøjet et Excel-ark, hvor...

I virksomheder har de fleste medarbejdere et klart overblik over deres egne arbejdsopgaver, og adgang til de systemer og informationer, de har brug for, for at kunne udføre dem.