SharePoint sætter strøm til processerne og gør din virksomhed mere konkurrencedygtig

SharePoint sætter strøm til processerne og gør din virksomhed mere konkurrencedygtig

Dynamics AX og SharePoint er en stærk kombination, der giver øget overblik, styrker virksomhedens processer og kvalitetskontrol – samt gør det nemmere at genbruge viden og yde en god og kompetent kundeservice.

Lars Bo Thomassen

Columbus
SharePoint-arkitekt
Tags: 
; 09.05.16    : 11:45
SharePoint sætter strøm til processerne og gør din virksomhed mere konkurrencedygtig

SharePoint er formentlig mest kendt som den dominerende platform til at etablere intranet og dele viden internt. Men platformen er langt mere alsidig end som så og kan være et særdeles effektivt redskab til f.eks. at effektivisere og automatisere forretningskritiske arbejdsgange og til at blive mere konkurrencedygtig og attraktiv som samarbejdspartner og leverandør.

”SharePoint er lidt af en schweizerkniv, da du kan bringe teknologien i spil på så mange måder og bruge den til at understøtte stort set ethvert aspekt af virksomhedens virke. Uanset om du vil konsolidere dokumenter og binde dem op på en sag eller en kunde – eller om du har behov for at øge din kvalitetskontrol og effektuere serviceforløb. Og det fornemmer jeg, at mange ganske enkelt ikke er klar over,” siger Lars Bo Thomassen, der som SharePoint-arkitekt hos Columbus har tæt føling med nogle af de mange muligheder, der gemmer sig under motorhjelmen.

Video: Se hvordan SharePoint kan anvendes som kommunikationsplatformen, der understøtter arbejdet med f.eks. reklamationer, kvalitetsstyring, kunde- og medarbejderoplysninger, vejledninger, videndeling med eksterne partnere, billeder, e-mails og mange andre ting.

Dynamics AX og SharePoint i tæt parløb

Eksempelvis kan SharePoint integreres så tæt med Dynamics AX, at det bliver muligt at trække alt fra Word- og Excelfiler til mails og fotos ind i AX-grænsefladen. Så lægges de automatisk til rette i en specifik SharePoint-mappe, som man nemt kan gøre tilgængelig for relevante medarbejdere, kunder eller samarbejdspartnere. Ligeledes kan man knytte dokumenter direkte til processer i AX eller få oprettet informationer i SharePoint med automatisk tilføjede metadata – ”tags” – som gør det nemt siden at genfinde eksisterende viden.

”SharePoint gør det kort sagt nemmere at konsolidere information gennem AX på den måde, der giver bedst mening. For eksempel ved at samle tegninger, specifikationer og manualer i forbindelse med et produkt,” forklarer Lars Bo Thomassen.

Video: Se hvordan integrationen til SharePoint gør det muligt at anvende formularfunktionaliteten i SharePoint direkte i AX.

Alt på plads – plads til alt!

Ligeledes kan man bruge platformen til at sætte interne processer i system. Eksempelvis ved at registrere og strukturere alt fra servicekald og reklamationer til at holde styr på, hvilke medarbejdere der er uddannet til at føre truck eller håndtere særligt krævende processer i en fremstillingsproces.

Her er SharePoint særligt velegnet, fordi det rummer alle typer dokumenter, kan holde rede på historik og på, hvem der sidst har arbejdet med de pågældende dokumenter – og fordi man nemt kan søge og genfinde præcis de informationer, der er behov for. Endelig kan man styre rettigheder – enten på mappe- eller dokumentniveau – så adgang til bestemte informationer kobles direkte op mod medarbejderens funktion og ansvarsniveau.

Kom langt med enkle løsninger

Lars Bo Thomassen understreger dog, at selv om man kan integrere SharePoint på kryds og tværs og løse selv meget komplekse udfordringer, så behøver det langt fra at være tilfældet. Ofte kan virksomheder komme endog meget langt med temmelig enkle løsninger. Han beretter således om en kunde, der tidligere holdt styr på flere tusinde årlige sager hovedsageligt via papir og nogle simple mapper på fælles drev.

”Én ting er, at de – naturligvis – havde sindssygt meget papirarbejde. Værre var, at de havde svært ved at bevare overblikket over, hvem der arbejdede med en bestemt sag og om alle detaljer var på plads. Du skulle f.eks. vedligeholde manuelle lister og papirer for at vide præcis, hvilke sager der manglede at blive udført noget på og hvilken kollega, der var ansvarlig for at det skete. Her byggede vi en SharePoint-løsning, der rummede samtlige informationer og med en række prædefinerede søgninger, der gjorde det hurtigt og nemt at få overblik og adgang til præcis de sager, hver enkelt medarbejder havde behov for. Set fra et udviklerperspektiv var løsningen utroligt enkel. Men den gjorde en enorm forskel for den måde de tilrettelagde og udførte deres arbejde på,” siger han.

Styrk kvalitetskontrollen og bliv en mere attraktiv samarbejdspartner

Det bliver også nemmere at yde god service over for kunderne. Eksempelvis ved at tildele dem en SharePoint-mappe, hvor de altid kan finde f.eks. opdateret dokumentation, serviceinformation, certifikater og anden understøttende information om produkter, de har købt.

Der findes SharePoint-løsninger til alle brancher og formål, og Columbus har blandt andet udviklet løsninger til fødevarebranchen og produktionsindustrien, der spiller tæt sammen med AX.

”De fleste af vores kunder arbejder intensivt med kvalitetskontrol. Her er SharePoint et oplagt redskab til at gemme og distribuere alt fra procedurer, instruktioner og sikkerhedsinformation til certifikater og testresultater,” siger Lars Bo Thomassen.

Mange virksomheder har f.eks. regler om kun at acceptere leverancer, hvor certifikater dokumenterer, at særlige kvalitets- eller produktionskrav er opfyldt; det kan være ingredienser eller færdige fødevarer produceret inden for et snævert temperaturinterval – eller halvfabrikata til industrien med specifikke, dokumenterede egenskaber.

”Det giver administration på begge sider af bordet mulighed for at holde styr på dokumentation og certifikater, og som leverandør har du en konkurrencemæssig fordel ved at stille informationerne til rådighed på en nem og struktureret facon. Samtidig kan du selv spare en masse ressourcer ved at sætte strøm til processen i din egen ende af forsyningskæden,” konstaterer han.

Se mere om, hvordan SharePoint kan støtte din virksomheder og jeres processer i optagelserne fra Columbus’ SharePoint webinarer.

Seneste artikler

Hvor ofte har du stået ved en butiksdisk eller en skranke i en lufthavn, eller brugt dyrebar tid mens du ventede på din læge, sygeplejerske eller advokat – mens folk slog information op i forskellige...

Gi forecastingen bedre forutsetninger

Det har været forbeholdt spåkoner med farverige gevandter, kort og krystalkugler at udtale sig om fremtiden. Men ude i virksomhederne prøver vi jo alligevel, og ofte er værktøjet et Excel-ark, hvor...

I virksomheder har de fleste medarbejdere et klart overblik over deres egne arbejdsopgaver, og adgang til de systemer og informationer, de har brug for, for at kunne udføre dem.