Sådan sikrer du dine ERP-implementeringer med nyt værktøj

Sådan sikrer du dine ERP-implementeringer med nyt værktøj

ERP-implementeringer har fået væsentligt større sikkerhed for højere værdi af investeringen, bedre procesintegration – og betydelig reduceret projektrisiko. Husk dog, at der stadig er brug for god ledelse!

John Holmelund Reenberg Petersen

Columbus
Process Excellence Manager

Af John Petersen, Columbus A/S

Alt for mange ERP-implementeringer leverer ikke de resultater, man som leder bør forvente: Risikoen er for stor, omkostninger og time-to-value for uforudsigelige og ROI ofte udokumenteret eller fraværende. Det kan der være mange årsager til, som før diskuteret her på P360.dk.

Kort om RapidValue

RapidValue er et værktøj til at modellere forretningsprocesser i produktionsvirksomheder og oversætte dem til standard-funktionalitet i Dynamics AX. Faser, procesgrupper og specifikke processer er baseret på industrispecifikke best practices fra organisationer som APQC.org samt Columbus-kunder fra hele verden.

Læs meget mere om procesdrevet ERP-implementering her

Heldigvis er der godt nyt. Et nyt værktøj, RapidValue, adresserer mange af de udfordringer der opstår, når man skal anskaffe og implementere et nyt ERP-system. Og RapidValue begrænser ikke anvendelsen til ERP-systemet. Også andre applikationer, der er centrale i virksomhedens drift og procesunderstøttelse og som arbejder integreret med ERP-systemet, er omfattet af RapidValue værktøjet. Det kunne fx være Product Lifecycle management systemer.

Større sikkerhed i projekterne!

Indgreb i de systemer, der understøtter en virksomheds centrale processer, er komplekse. Der er mange involverede og berørte parter. Sammenhænge til andre systemer, data og partnere, er ofte også komplekse. Kravene til fremtidig udnyttelse uklare. Det er en krævende cocktail både at mikse og at indtage!

Derfor findes der naturligvis heller ikke én snuptagsløsning der eliminerer alle risici, men med RapidValue bliver en meget stor del af de kendte risici adresseret, struktureret bearbejdet og dokumenteret, så både IT-partneren og kunden står på sikrere fødder. For eksempel er risikoen for budget- og tidsplan-overskridelser betydeligt lavere, fordi projektet fra starten fokuserer på forretningsprocesser og scoping af løsningen bliver mere præcis - hurtigere. 

Lad os se lidt på, hvorfor RapidValue kan levere så meget bedre resultater.

Derfor virker RapidValue

Tager udgangspunkt i virksomhedens forretningsprocesser

Ved brug af industri-specifikke best practice databaser (som fx APQC.org og implementeringer fra andre kunder i Columbus globale netværk) kan virksomheden både benchmarke sine eksisterende processer, få forslag til effektivisering af eksisterende og udvikling af nye. Endelig kan man sammen med IT-leverandøren koncentrere sig hurtigt om det væsentlige: De processer, hvor der ikke allerede er en eksisterende, direkte implementérbar løsning. Denne ”fokus på forskellen” opnår man gennem en såkaldt gap/fit-afklaring, som gør det langt hurtigere og mere præcist at udføre den indledende scoping af projektet.

Bedre opbygning af business case

Fordi alle forretningsprocesser i løsningen er veldokumenterede, kan man relatere specifikke KPI’er til hver af processerne – og ved brug af ”roller” og ”personas” kan man direkte se, hvem der er ansvarlige for hver del-proces.

Derfor er definition og opfølgning på løsningens Return-On-Investment og Time-to-Value ikke længere et ”måske”, men en meget konkret mulighed, som følge af de akkumulerede og værdifastsatte udviklinger i KPI’er i et ”as-is vs to-be” scenarie. Dermed får ledelsen også et langt bedre prioriterings-værktøj, hvis der skal foretages ændringer undervejs, da man kan vurdere, hvilke KPI’er vil blive påvirket af ændringen samt ikke mindst, hvilken negativ eller positiv indflydelse på KPI-indfrielsen ændringen vil udgøre.

Bedre integration af afdelinger/processer og bedre dokumentation

Alle forretningsprocesser dokumenteres som Visio-diagrammer, der er kundens ejendom. Processer beskrives og implementeres, så der ikke opstår ”siloer” og akkumuleres data for ”dataenes skyld”. RapidValue kan nemlig også beskrive og dokumentere processer for applikationer, der ikke er en del af ERP-systemet, men indgår i samme arkitektur.

Det giver langt lettere adgang til at foretage ændringer og analysere procedurer for virksomheden i dens løbende effektiviserings-arbejde og som et led i at forfølge en agil forretningsstrategi, hvor man ikke vil være bundet af rigidt definerede (og dårligt dokumenterede) IT-processer.

Bedre organisatorisk buy-in og mere præcis projektledelse

Præcis identifikation og dokumentation af den enkelte forretningsproces (også udenfor ERP-systemet, inkl. evt. manuelle processer) i RapidValue, kombineret med den rolle-baserede tilgang i Dynamics AX, gør det muligt at føre en inddragende dialog med den enkelte bruger, i relation til de specifikke processer og daglige opgaver, han/hun er ansvarlig for. Det er også muligt at optage F1-hjælp mens løsningen implementeres (gennem en såkaldt ”Task recorder”), som brugeren efterfølgende kan afspille, når løsningen ibrugtages. Det giver lavere uddannelsesomkostninger og sikrer større accept (og dermed i sidste ende effektivitet) af den nye løsning.

Større fleksibilitet ved koncern-arkitektur og mixed-mode

Gennem RapidValue kan virksomheden definere og dokumentere processer for forskellige afdelinger og produktions-modes (fx MTO og Batch) til implementering i samme Dynamics løsning. En virksomhed kan også parallelt anvende og administrere forskellige forretningsmodeller, forretningsenheder og produktionslokationer – i samme ERP-system. Det sænker kompleksitet og giver lavere projekt-risiko.

For mig er der ingen tvivl om, at RapidValue betyder et kvantespring fremad for ERP-projekter. Det sænker projektrisikoen. Det giver bedre dokumentation og større fleksibilitet. Det gør implementeringen hurtigere, fordi man ikke behøver at opfinde alle processer ”forfra”, men kan tage udgangspunkt i industrispecifikke best-practices, som kan overføres direkte til løsningen. Og dermed vil RapidValue i sidste ende også sænke omkostningerne ved implementering.

Fokus på forskel

Vælger man en IT-partner, der har specifik ekspertise i den/de vertikaler virksomheden konkurrerer i, vil RapidValue være populeret med Best Practice processer (og KPI-data, som fx ved Columbus’ brug af nøgletal fra APQC til inspiration for vores kunder – disse kan overføres direkte som mål for del-processer i en ERP-implementering baseret på RapidValue).

Når partner og virksomhed indledningsvist gennemgår virksomhedens behov for IT-understøttelse, kan man derfor meget hurtigt se, hvor det er muligt direkte at overføre en præ-konfigureret proces og hvornår der i stedet skal defineres en proces, der er unik for netop denne virksomhed. Det betyder, at man både bliver inspireret til at vurdere sine processer i forhold til best practices – og at man kan placere sine udviklings-ressourcer dér, hvor der skal gøres en forskel… i forskellen.

Det giver en langt højere udnyttelse af applikationens standard-processer og funktionalitet. Til fordel for kunden i form af et skarpere strategisk fokus, en bedre projektøkonomi og mindre kompleksitet i dokumentation og bruger-uddannelse.

Bedre ledelse

Det vigtigste er dog, tror jeg, at best practice og KPI-dokumentation er i centrum for IT-projektet. Det giver virksomheden bedre værktøjer til at forstå, prioritere og lede deres implementerings-projekt. Og det vil der stadig være brug for. Selv om RapidValue giver mange fordele og nye muligheder for at undgå at gentage fortidens fejltagelser, så er én ting ”ved det gode gamle”: Man får ikke bedre resultat af sine anstrengelser, end ledelsen (i samarbejde med IT-partneren) formår at bruge den nye viden og de stærke værktøjer til. Og det er forhåbentlig til at skabe større transparens, motivation og engagement – og dermed også effektivitet og produktivitet i hele organisationen. På genhør.

Læs om procesdrevet implementering af Dynamics AX 2012

Download faktablad om RapidValue.
 

Seneste artikler

Hvor ofte har du stået ved en butiksdisk eller en skranke i en lufthavn, eller brugt dyrebar tid mens du ventede på din læge, sygeplejerske eller advokat – mens folk slog information op i forskellige...

Gi forecastingen bedre forutsetninger

Det har været forbeholdt spåkoner med farverige gevandter, kort og krystalkugler at udtale sig om fremtiden. Men ude i virksomhederne prøver vi jo alligevel, og ofte er værktøjet et Excel-ark, hvor...

I virksomheder har de fleste medarbejdere et klart overblik over deres egne arbejdsopgaver, og adgang til de systemer og informationer, de har brug for, for at kunne udføre dem.