Opnå strategiske resultater med Lean i administrationen

Opnå strategiske resultater med Lean i administrationen

Skab lavere gennemløbstid og mindre samlet spild. Se, hvorfor det ikke er nok at optimere produktionen med Lean, og hvordan du får administrationen med på vognen.

Mikkel Smith

Flexkom
Partner
; 03.04.14    : 11:09
Skab lavere gennemløbstid og mindre samlet spild. Se, hvorfor det ikke er nok at optimere produktionen med Lean, og hvordan du får administrationen med på vognen.

Mange danske produktionsvirksomheder har arbejdet med Lean i produktionen. Og er stoppet dér. Men administrationen, alle de administrative processer, skal også optimeres og fungere effektivt i samspil med produktionen.

Det paradoksale i Lean er at flere af de opnåelige mål normalt opfattes som modstridende. Normalt kan øget effektivitet og forbedret medarbejdertrivsel ikke stå på samme liste. Men det gør de når man arbejder med en medarbejderinvolveret tilgang til Lean i administrationen.

Med Lean i administrationen kan man blandt andet opnå:

  • Forbedret medarbejdertrivsel.
  • Højere produktivitet.
  • Forbedret og mere ensartet kvalitet.
  • Reduceret organisatorisk sårbarhed, hvor flere personer kan udføre kritiske arbejdsprocesser.
  • Kortere gennemløbstider (svartider) på tilbud, opgaver osv.

Det kræver blot, at hele organisationen fokuserer på flow og eliminering af spild. Ikke kun produktionen og de fysiske, synlige processer.

Det usynlige spild

Begrundelsen for kun at vælge at fokusere på produktionen kan være, at Lean har sit udspring i netop produktion og fordi vi altid har haft stor fokus på produktivitet og flow i de fysiske processer. Og så er det ingen hemmelighed, at det er lettere at lave Lean i produktion. Medarbejderne i produktionen er, modsat vores kontorer, vant til at vi snakker produktivitet, planlægning, flow osv. Og desuden er spildet synligt i fysiske processer. Vi kan eksempelvis se når en medarbejder sorterer eller leder, vi kan se varer på lagre og vi kan se, når en truck kører med tomme gafler.

I Lean jagter man minimering af flaskehalse. Man forsøger at skabe balance i arbejdsbelastningen på tværs af organisationen. Det gavner kunderne i form af kortere gennemløbstid, det gavner organisationen i form af bedre udnyttelse af medarbejdere og det gavner medarbejderne i form af en mere jævn arbejdsbelastning og mindre stress.

Når man laver Lean alene i en produktion, så kan det godt være, at man reducerer gennemløbstiden dér, men det har kun begrænset potentiale.  Den øvrige organisation bliver flaskehals i forhold til flowet. Faktum er, at der er en markant gevinst ved at vende blikket mod de administrative processer og dermed at optimere det samlede flow.

Ser man på det med kunde-øjne er det jo organisationens samlede produkt, resultatet af alle medarbejdernes møje, der skaber kundeoplevelsen. Derfor er det ikke optimalt kun at optimere en del af processerne og at ignorere andre typer spild.

Et eksempel på en værdistrømsanalyse. Et simpelt, synligt og stærkt dialogværktøj, som samler den viden der er omkring det pågældende flow. Her finder man typisk meget spild!

Vigtigt med involvering og ejerskab

Det spændende – og svære – ved Lean i administrationen er at spildet er svært at se. Når man bevæger sig rundt i en administration, kan man ikke se spildet – i mødet, bag skærmen, i filsystemet, i IT-systemer osv. Lean i administration handler derfor i høj grad om medarbejderinvolvering. Det er medarbejderne selv som skal påpege spild, det er medarbejderne selv som skal kortlægge arbejdsgange i værdistrømsanalyser osv. Hvis medarbejderne ikke er med, får vi slet ikke øje på alt spildet – og dermed opnår vi heller ikke det fulde potentiale.

Én af udfordringerne i denne proces er, at mange aldrig har snakket om effektivisering bag det enkelte skrivebord. På kontorerne har ledere og funktionærer fået lov til, at passe deres egen bastion. Men nu begynder vi at spørge til deres arbejde, arbejdsgange og processer. Derfor er involvering og forståelse for målet med optimeringen vigtigt.

Læs også artiklen om spildtyper i administrationen og hvordan du sparer en time per funktionær per dag.

 

Ansvaret er i midten af skiven

Derudover vil man typisk også opleve det ”typiske danske fænomen”, at vi peger på de andre. Det kan være at man peger på regler og lovgivning, IT-systemet, andre afdelinger osv. som årsag til egne problemer og spild. Men ofte vil man, hvis man italesætter det, kunne finde meget spild i egen afdeling – ja måske lige foran spejlet! En visuel måde at illustrere på, at man ønsker forbedringsforslag for egen afdeling er en skydeskive med de 3 områder – kontrol, påvirke og vilkår.

Kontrol er det ”domæne” (opgaver), man selv kan tage ansvar for. Påvirke er de opgaver man har indflydelse på, men ikke er ansvarlig for. Vilkår er de forhold, som ikke umiddelbart står til at ændre – i hvert fald lige nu, hvorfor man ikke skal gøre sin optimering afhængig af dem!

Skydeskiven til sortering af forbedringsforslag. Vi har ofte fokus på vilkår og påvirke, mens de umiddelbare resultater kan hentes ved at se i spejlet og tage ansvar for det, man har kontrol over.

Man kan også indbygge de 3 områder – og sikre fokus på ”kontrol” – i opbygningen af en evt. Lean forbedringstavle (Kaizen).

Medarbejderne har mange forslag til forbedringer. For ikke at sætte for mange opgaver i gang på samme tid og for at involvere medarbejderne i prioriteringen, anbefales en synlig forbedringstavle (Kaizen).

Tryghed er vigtig

Når succes afhænger af medarbejdernes deltagelse, bliver tryghed et nøgleord. Uanset om Lean implementeres med et ønske om vækst eller omkostningsreduktion, så skal ledelsen skabe tryghed i organisationen. I en utryg administration får Lean en kort levetid.

Det er også vigtigt at ledelsen beslutter, hvad den reducerede spildtid skal omsættes til. Arbejder ledelsen ikke struktureret med at hjemtage gevinsten, så vil arbejdstempoet blot blive reduceret.

Undgå faldgruberne

Der er nogle faldgruber i arbejdet med Lean i administrationen. Et kendt værktøj i Lean er 5S. Og én af faldgruberne ved Lean i administrationen findes netop i arbejdet med 5S.

5S handler om, at reducere søgetid efter filer, dokumenter, data, papirer, emails, ledige mødelokaler osv. Jeg har set flere eksempler på ”glansbillede-5S” på kontorer. Det sker, når fokus alene er på at rydde skriveborde og reoler. Men det betyder blot, at de naturlige rodehoveder ryster på hovedet – og flytter bunkerne af papir ind i et lukket skab (øget spildtid). Så står der fine ringbind med tape på bagsiden, men i hovedet og i processerne, er der lige så meget spild, som der altid har været.

Når man arbejder med Lean er det vigtigt, at anvende få værktøjer 100% frem for at forsøge halvhjertet med mange værktøjer. Det giver det fulde potentiale og oftest også størst mening for medarbejderne. Hvis 5S implementeres sammen med de 8 spildtyper, så bliver målet at reducere spild – og ikke at holde orden. Nu kan selv rodehovederne forstå behovet. Samtidigt kan en kobling med en Lean-tavle (Kaizen) sikre, at man implementerer 5S i små naturlige bidder og ikke blot udfører ”oprydnings-5S-projekter”.

For et naturligt rodehoved kan det virke uoverskueligt – og ofte latterligt – at skrivebordet pludselig skal være ryddet. Derfor er det vigtigt, at angribe 5S i administrationen eksempelvis ved at starte med ”fælles viden”. Ellers har man tabt – inden man overhovedet kommer i gang!

Du kan se mere om erfaringer og metoder med anvendelse af Lean i administrative processer her.

Fakta:

Flexkom er én af Danmarks førende indenfor Lean. Flexkom er kendt for Danmarks eneste aktive Lean blog, gratis Lean-værktøjer på hjemmesiden og for FamilienPlus – om Lean i hjemmet. Flexkom har samlet de bedste Lean-konsulenter, så kunderne får den løsning, som bedst passer til deres konkrete udfordringer.
www.flexkom.dk

Seneste artikler

Hvor ofte har du stået ved en butiksdisk eller en skranke i en lufthavn, eller brugt dyrebar tid mens du ventede på din læge, sygeplejerske eller advokat – mens folk slog information op i forskellige...

Gi forecastingen bedre forutsetninger

Det har været forbeholdt spåkoner med farverige gevandter, kort og krystalkugler at udtale sig om fremtiden. Men ude i virksomhederne prøver vi jo alligevel, og ofte er værktøjet et Excel-ark, hvor...

I virksomheder har de fleste medarbejdere et klart overblik over deres egne arbejdsopgaver, og adgang til de systemer og informationer, de har brug for, for at kunne udføre dem.