Automatisering af faktura-godkendelser er en lavthængende IT-frugt

Automatisering af faktura-godkendelser er en lavthængende IT-frugt

Når en virksomhed når en vis størrelse, giver det god mening at digitalisere nogle af de interne arbejdsgange. En indlysende gevinst er at sætte strøm til håndteringen af fakturaer. Det gør ikke bare hverdagen lettere, det sparer også mange penge og giver overblik over virksomhedens cashflow.

Mikkel Søndberg

Columbus
Systemarkitekt
; 10.11.15    : 15:44
Når en virksomhed når en vis størrelse, giver det god mening at digitalisere

Hvis virksomheden har mere end 5.000 indgående fakturaer om året, så er der gode grunde til at skele til en digitalisering af arbejdsgangene. Det er en af de lavthængende frugter, der kan være interessant at plukke – uanset hvordan løsningen ellers er skruet sammen,” siger Mikkel Søndberg, der er systemarkitekt hos MW data, der i maj i år blev købt af Columbus.

Blot ved at skifte fra papirbaseret til elektronisk fakturahåndtering sparer Magasin årligt ca. 1,5 mio. kroner, mens de reducerer det interne tidsforbrug med 40%.

Fakturaproblemet kommer snigende

Mens der er vækst, fokuserer virksomheden naturligvis på at tjene penge – ikke på at spare penge. Men netop faktura-flowet giver god mening at kaste sig over. Ofte bruger flere forskellige medarbejdere arbejdstid på at håndtere fakturaer.

”Når virksomhederne kigger på det her, har de haft behovet i nogle år. Pludselig bliver det for besværligt, og overblikket over hvor mange penge, virksomheden skylder på fakturaer, der cirkulerer rundt til godkendelse, forsvinder,” forklarer Mikkel Søndberg.

Han tilføjer: ”De manuelle opgaver med at flytte charteks rundt i virksomheden og få dem godkendt til betaling kan nemt koste mange penge, hvis du regner i medarbejdernes arbejdstid.”

Ergonomic Solutions indførte Invoice Workflow til Microsoft Dynamics AX og kort efter oplevede de tilfældigvis den største omsætning nogensinde: 80 procent mere end budgetteret.

”Vi havde flere fakturaer end nogensinde før. Trods det gennemførte vi en fuldstændig uproblematisk månedsafslutning. Det er meget imponerende,” siger Per Bjerring, der er Group Operations Director hos Ergonomic Solutions.

Lagkagehuset er en anden af de mange virksomheder, der har indført Invoice Workflow og hurtigt oplevede en markant lettelse i dagligdagen.

”Alle processer, som kan automatiseres, er automatiseret, og alle de sparede klik bliver hurtigt til mange sparede arbejdstimer,” siger økonomidirektør Søren Israelsen fra Lagkagehuset.

68 gode grunde

Der står 68 punkter på listen over nyttige funktioner i Invoice Workflow til Microsoft Dynamics AX. Funktioner, der i sig selv og hver for sig kan være gode argumenter for at indføre styring af indgående fakturaer og kreditnotaer.

Alligevel er hverken fleksibilitet eller alsidige muligheder de afgørende argumenter. Det væsentlige er virksomhedens behov.

”Der er ikke to virksomheder, der er ens. For nogle er sikkerheden i processen det vigtigste: At de rigtige mennesker godkender en korrekt faktura. Andre har et stort ønske om at speede processen op, så regninger betales til tiden, for at bevare det gode samarbejde med leverandøren. Eller der kan være mange, nye og små leverandører, der er besværlige og tidskrævende at få ind i virksomhedens manuelle proces,” nævner Mikkel Søndberg som eksempler.

Validerer fakturaen

Som systemarkitekt er det derfor vigtigt, at Invoice Workflow understøtter virksomhedens strategi og politik på området.

”For eksempel har vi en kunde, hvor processen nærmest var gået helt i stå. De havde tre mand til at godkende, fordi mange af fakturaerne var afhængige af indekspriser på råvarer,” fortæller Mikkel Søndberg.

Sammen med virksomheden blev processen tænkt igennem, og i dag har de på basis af Invoice Workflow til AX fået en løsning, der tjekker fakturaerne op mod de aktuelle indekstal og markerer, om der er overensstemmelse.

”Hvis fakturaen afviger markant fra indekset, så kommer den til manuel gennemgang og godkendelse. Det sparer dem for mange arbejdstimer og dermed mange penge, siger Mikkel Søndberg og tilføjer: ”Det er ikke bare noget, produktet kan. Det er noget, du får ud af at tænke tanken.”

Solid og fleksibel arkitektur

Invoice Workflow til AX er et separat modul til Microsoft Dynamics AX, der udmærker sig ved at have en enkel snitflade mod AX.

”Det betyder, at du kan bruge løsningen både inden for AX og uden for via en ekstern klient. Så medarbejdere uden adgang til AX kan håndtere fakturaer, og virksomheden undgår problemer med flere og unødvendige licenser,” siger Mikkel Søndberg.

Rent teknisk betyder arkitekturen med den enkle snitflade mod standard-AX’en, at Invoice Workflow kan flyttes fra version til version uden de store omkostninger.

”Det er en stor fordel, når man kigger på løsningens livscyklus,” afslutter Mikkel Søndberg.

Læs mere om automatisering af fakturagodkendelser ved hjælp af Invoice Workflow, eller send en besked til Columbus, hvis du ønsker en vurdering af, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed.

Seneste artikler

Hvor ofte har du stået ved en butiksdisk eller en skranke i en lufthavn, eller brugt dyrebar tid mens du ventede på din læge, sygeplejerske eller advokat – mens folk slog information op i forskellige...

Gi forecastingen bedre forutsetninger

Det har været forbeholdt spåkoner med farverige gevandter, kort og krystalkugler at udtale sig om fremtiden. Men ude i virksomhederne prøver vi jo alligevel, og ofte er værktøjet et Excel-ark, hvor...

I virksomheder har de fleste medarbejdere et klart overblik over deres egne arbejdsopgaver, og adgang til de systemer og informationer, de har brug for, for at kunne udføre dem.