Indsigt: At skifte motor mens bilen kører med 100 km/t

Indsigt: At skifte motor mens bilen kører med 100 km/t

ERP-systemet, økonomisystemet eller virksomhedssystemet! Uanset hvad du kalder det, er ERP-systemet for de fleste virksomheder selve hjertet i virksomheden. Toptunet en stærk konkurrencemæssig fordel, men forældet en hæmsko, der kan have katastrofale konsekvenser for virksomheden.

Thomas Honoré

Columbus
CEO
; 09.10.15    : 15:45

Af: Thomas Honoré, CEO, Columbus A/S

Jeg var på besøg hos en direktør i en international produktionsvirksomhed, som overvejede at skifte økonomisystem. Virksomheden havde haft det samme system i mere end 15 år, og det var gennem årene blevet udvidet, lappet, integreret og svejset sammen, så systemet i dag fremstod fuldstændig uigennemsigtigt, udokumenteret og var blevet en cementklods om benet på virksomheden. Virksomheden var vokset ud af systemet, og systemet var sandet til!

Direktøren for virksomheden stolede derfor ikke på de informationer han kunne trække ud om produkterne, kunderne og medarbejderne, samtidig med at det tog alt for lang tid af fremskaffe de nødvendige og vigtige informationer.

Han sagde: ”Jeg sidder ved rattet i bilen, men jeg kan ikke se ud af ruderne og motoren lugter brændt”. Det er en ubehagelig situation at befinde sig i som virksomhedsleder.

Mange virksomheder står i dag i en lignende situation, hvor de er vokset ud af deres ERP-system. Men man kan jo ikke bare stoppe virksomheden for at skifte til et nyt! Den daglige drift skal jo varetages. Og man kan typisk heller ikke bare opgradere til nyeste version af ERP-systemet, fordi der er foretaget så mange tilretninger på systemet, så det ikke længere er et standardsystem.

Man kan forsøge at forlænge levetiden. Men det er kun en stakket frist. Alle erfaringer viser, at på et eller andet tidspunkt skal systemet udskiftes. Og så gælder der et par vigtige retningslinjer:

  • Erkend hvad der gør netop jeres virksomhed speciel og hvori jeres konkurrenceevne ligger. Det er med sikkerhed ikke i standardprocesser og standardfunktionalitet, hvor erfaringer viser, at op til 80% er ens og kan passe ind i en standardløsning. Så vælg standardprocesser hele vejen rundt og indret jeres forretning efter softwaren. Ikke omvendt. Fokuser i stedet på de få processer, der udgør jeres konkurrencemæssige fordel, og skræddersy systemet her.
  • Indfør en striks styring af projektet og specielt styring af de dele af systemet, der skal skræddersys. Her kræver det en stærk hånd fra ledelsen at holde fast i standard.

Når virksomheden er succesfuld med at forblive på standardsoftware og standardprocesser og samtidig undgå tilretninger, bliver projektet mindre, billigere, hurtigere og risikoen er minimeret.

Når det nye ERP-system er i drift, er det vigtigt, det kommer jævnligt til service. Sørg for at foretage de løbede opgraderinger, så systemet udvikles løbende og vedligeholdes. På den måde sikrer virksomheden sig at ERP-systemets levetid optimeres, og at systemet udgør en konkurrencemæssig fordel – og ikke en hæmsko for virksomhedens udvikling. 

Så mit råd til direktøren var at komme i gang med udskiftningen. Og nok så vigtigt, at lave en vandtæt plan for projektgennemførelsen, så virksomheden kan betjene sine kunder, producere varer, opdatere lageret, udsende fakturaer og betale løn. Kort sagt, at virksomheden kan blive ved med at køre på fuldt blus, mens ERP-systemet er på værksted.

Men forvent også, at udskiftningen kan tage længere tid end først forventet! Og at det koster mere end først antaget! For det tager som regel længere tid at rydde op i eksempelvis 15 års data og logik, end de fleste kan regne ud på forhånd. Til gengæld er fordelen stor, når virksomheden først kører på det nye ERP-system, for så er adgang til informationen både hurtigere og lettere – med stærke konkurrencemæssige fordele til følge. Og så går der forhåbentlig mere end 15 år, før der skal udskiftes så radikalt igen.

Kontakt Columbus på 70 20 20 37 eller send en besked, hvis du ønsker en vurdering af, hvad I kan få ud af at skifte jeres gamle løsning ud med en ny version af Dynamics AX eller Dynamics NAV.

Læs om Dynamics AX
Læs om Dynamics NAV

Seneste artikler

Hvor ofte har du stået ved en butiksdisk eller en skranke i en lufthavn, eller brugt dyrebar tid mens du ventede på din læge, sygeplejerske eller advokat – mens folk slog information op i forskellige...

Gi forecastingen bedre forutsetninger

Det har været forbeholdt spåkoner med farverige gevandter, kort og krystalkugler at udtale sig om fremtiden. Men ude i virksomhederne prøver vi jo alligevel, og ofte er værktøjet et Excel-ark, hvor...

I virksomheder har de fleste medarbejdere et klart overblik over deres egne arbejdsopgaver, og adgang til de systemer og informationer, de har brug for, for at kunne udføre dem.