Lean Administration: Spar én time per funktionær per dag!

Lean Administration: Spar én time per funktionær per dag!

Vil du opnå hurtigere gennemløbstid skal alle flaskehalse i organisationens samlede processer elimineres. Start med at se på det usynlige spild og spar én time per funktionær per dag.

Mikkel Smith

Flexkom
Partner
; 03.04.14    : 11:10
Vil du opnå hurtigere gennemløbstid skal alle flaskehalse i organisationens samlede processer elimineres. Start med at se på det usynlige spild og spar én time per funktionær per dag.

Lean i de administrative processer har fokus på det flow, som binder vores fagområder sammen. Fagområderne kan være økonomi, indkøb, vedligehold, drift/produktion, lager, planlægning osv. Målt på tidsanvendelse er det en kendsgerning, at de fleste funktionærer bruger den mindste del af deres arbejdsdag på deres fagområde.

Den største del af deres dag bruger de på den tværgående administration i eller imellem afdelinger. Det gælder møder, data, information, e-mails osv. Netop derfor er potentialet for optimering stort ved anvendelse af Lean i den tværgående administration. Faktisk viser det sig ofte, at potentialet er større i administrationen end i de fysiske processer.

Lean administration

Illustration af Lean administration. Administrationen binder vores fagområder sammen – og fylder en stor del af vores arbejdsdag. Derfor er der som hovedregel også et stort potentiale for optimering.

Spildtyper i administration

Lean fokuserer på at skabe værdi for kunderne. Men, mange medarbejdere kan, fordi de til dagligt slet ikke er i direkte kontakt med slutkunder have svært ved at se, hvordan de kan skabe ”mere værdi” for en kunde. Derfor er det vigtigt, at kulturen omkring Lean ikke kun fokuserer på ”slutkunderne”, men også på de mange interne ”kunder”, som organisationen er fyldt med: Dine kolleger er dine kunder!

Personen som modtager din opgave, dit projekt, din mødeindkaldelse eller din e-mail – alle du udveksler arbejdsrelevant information og opgaver med, er dine kunder, eller kan betragtes som deltagere i den værdikæde, du arbejder i.

I Lean opereres oftest med 8 spildtyper, som også i administrationen kan hjælpe os til at finde aktiviteter, som ingen kunder har brug for. Aktiviteter, som kan reduceres uden at involvere kunderne (også de interne). Er der eksempelvis kunder i din organisation, som vil undre sig, hvis du/I:

Holdt op med at afbryde jer selv eller hinanden unødvendigt?

Vi lader os afbryde og forstyrre af indkomne beskeder og e-mails, af opgaver der ligger omkring os på skrivebordet, af at have for mange opgaver i gang, af kolleger og af telefoner. Mange af disse afbrydelser kan fjernes og dermed kan man opnå bedre koncentration og ”flow” i den enkelte administrative medarbejders opgaveløsning.

Reducerede søgetiden efter filer, dokumenter, mapper, journaler, informationer, materialer, data, kolleger osv.?

Funktionærer bruger typisk en times tid om dagen på at lede og søge!

Gjorde jeres møder mere effektive?

Mange mødeindkaldelser er for ringe og giver ikke grundlag for at melde fra eller for forberedelse; Der er for mange deltagere i møder, møder er for lange, der er for mange problemløsninger under møder, dagsordenen følges ikke og referater er sjældne eller upræcise.

Blev bedre til at levere hvad ”kunden” ønsker?

Mange leverer alt for meget ”overservicering” i administrationen. Overservicering handler om, at vi løser opgaver bedre end nødvendigt. Vi løser for fine detaljer i opgaver, laver for fine interne rapporter og præsentationer, vi kontrollerer for meget, vi undersøger mere end nødvendigt og vi skriver for lange notater og rapporter. Der skal fokus på det væsentlige – resten er spild!

Reducerede antallet af returløb?

Endnu en tidsrøver. Det handler om, at opgaver kommer retur. Dokumenter kommer retur fordi informationer mangler, møder afholdes eller gentages, fordi referater og beslutninger ikke er gode nok og kunder klager, fordi de ikke er tilfredse. Returløb er en stor synder – og kommer typisk når det er mest ubelejligt! Der er også andre spildformer i administrationen. Men ovenstående er typisk de mest belastende og dem, som flest organisationer oplever at have problemer med.

Spar én time per funktionær per dag med lean administration!

For at høste den første markante gevinst i administrationen anbefales det, at indføre et regelsæt for forstyrrelser, emails, kalender, møder, telefoni mm. Meget af spildtiden nævnt ovenfor stammer fra manglende regler for brug af disse ”værktøjer”. Jeg har hjulpet mange organisationer med at indføre regler for kommunikation, og gevinsten er minimum en time per funktionær per dag!

Potentialet er stort i administrationen, blot ved at kigge på de 8 spildtyper. Ved at angribe de lettere forbedringer først, vil en organisation få mere overskud til også at kigge på de tværgående arbejdsgange i organisationen. Her bruger man værdistrømsanalyser til at kortlægge flows og finde forbedringsmuligheder. Jeg har set flere eksempler på, at gennemløbstider, eks. på en vareoprettelse, et ordregennemløb eller en reklamationsbehandling, er blevet meget mere end halveret. Ét sted gik man fra 43 til 8 ansvarsskift – og fra ca. 4 uger til 2 dage - i et internt reklamationsflow.

Du kan se mere om erfaringer og metoder med anvendelse af Lean i administrative processer her.

Fakta:

Flexkom er én af Danmarks førende indenfor Lean. Flexkom er kendt for Danmarks eneste aktive Lean blog, gratis Lean-værktøjer på hjemmesiden og for FamilienPlus – om Lean i hjemmet. Flexkom har samlet de bedste Lean-konsulenter, så kunderne får den løsning, som bedst passer til deres konkrete udfordringer.
www.flexkom.dk

Seneste artikler

Hvor ofte har du stået ved en butiksdisk eller en skranke i en lufthavn, eller brugt dyrebar tid mens du ventede på din læge, sygeplejerske eller advokat – mens folk slog information op i forskellige...

Gi forecastingen bedre forutsetninger

Det har været forbeholdt spåkoner med farverige gevandter, kort og krystalkugler at udtale sig om fremtiden. Men ude i virksomhederne prøver vi jo alligevel, og ofte er værktøjet et Excel-ark, hvor...

I virksomheder har de fleste medarbejdere et klart overblik over deres egne arbejdsopgaver, og adgang til de systemer og informationer, de har brug for, for at kunne udføre dem.