Uden it-værktøjer bliver Lean let spildt

Uden it-værktøjer bliver Lean let spildt

Sæt fokus på værdi for både kunder, medarbejdere og ejerkreds. Væk med spildet når teknologi og Lean går hånd i hånd.

Jan Irring Larsen

Columbus
Lead Solution Architect
; 02.04.14    : 15:19
Ved du, hvilke af dine produkter, du tjener på? Hvilke omkostninger, der er knyttet unikt til hvert produkt? Lean har fokus på værdi for kunderne, men uden IT værktøjer til at finde, analysere og servicere dem, er det svært at bevæge sig fra formål til handling. Og at vide, om man tjener penge på at skabe værdien.

Lean handler mere om, hvordan du samlet tænker om dine produktionsprocesser end noget andet. At være Lean er at samordne et sæt af idéer, så de arbejder sammen mod at levere så høj værdi til kunderne, som muligt - med så lavt spild som muligt. Ved at identificere kunderne, og hvordan de definerer værdi, kan Lean hjælpe organisationen med at fokusere ressourcerne på at levere værdi.

Ved at producere det, kunderne efterspørger, eliminere spild og kontinuerligt forbedre sig, kan organisationen tilfredsstille både kunder, medarbejdere og ejerkreds. Alt er såre godt og mange tak for i dag… eller vent… husker vi nu hele tiden, at det centrale er værdiskabelse for kunderne? Og, hvilke redskaber kan støtte os i arbejdet med at finde ud af, hvad der er værdi, og hvordan vi eliminerer spild i betjening af kunderne?

Forstå værdien af dine produkter

Det er en gennemgående tendens i de virksomheder jeg hjælper, at man ønsker at øge servicegraden (til tiden og i aftalt kvalitet), samtidig med, at man ønsker at sænke lageromkostningerne. Derfor er det ikke nok at vide, at kunderne synes om det, du laver.

De skal også betale nok, så du kan tjene penge på at levere det. Ellers må du enten hæve prisen eller producere produktet billigere (ud fra en samlet Supply Chain tankegang) – måske begge dele.

Nogle produkter er ikke i sig selv indtægtsgivende, men er nødvendige for at kunne sælge andre, der er stærkt profitable. Men ved du hvilke af dine produkter, du tjener på? Hvilke omkostninger, der er knyttet unikt til hvert produkt? Hvilke af dine produkter med høj omsætningshastighed, som ofte er i restordre – og hvilke af dine produkter med lav turn-over, som du ofte har liggende på lager?

Skab værdi med Lean og it-værktøjer

Den dårlige nyhed er, at hvis du kan svare bare et lillebitte forsagt ”nej” til noget af ovenstående, så har du spild i din forståelse af, hvordan du leverer værdi til dine kunder. Og det er der ret mange der har, skulle jeg hilse at sige.

Den gode nyhed er, at her kan Lean og teknologi arbejde sammen. Ved at anvende analyseværktøjer på data fra dit ERP-system kan du få værdifuld indsigt i, hvor du tjener, hvor du taber, hvor du har unødig kompleksitet i din produktportefølje – al den forståelse der skal til for at kunne foretage forandringer, der er bundlinjekroner i!

Til it-nørderne blandt os kan jeg fortælle, at jeg i det daglige arbejder med både Business Intelligence til Dynamics AX og har erfaring med ABC Softworks, der hurtigt og effektivt kan levere svar på ovenstående spørgsmål. Og det er jo grundlaget for at iværksætte Lean-aktiviteter.

Når vi har forstået værdi, kan vi igangsætte aktiviteter, som skal fjerne spild i de kundevendte processer. Fx ved at se på kundeservice. Og det kan ERP- og CRM-systemer hjælpe med…

Effektiv og værdiskabende kundeservice

Kundeservice skal både være effektiv (uden spild) og levere værdi (en tilfredsstillende oplevelse) på samme tid. Det er en proces med mål og midler, der kan overvåges og forbedres, så den løbende bliver mere effektiv og leverer større værdi – for både kunde og virksomhed.

Når man fjerner spild fra sine kundeserviceprocesser, fjerner man samtidig forsinkelser, ærgrelser, fejl og omkostninger. Man gør det til en mere tilfredsstillende oplevelse at være kunde. Og dermed skaber man større værdi - både Internt og eksternt.

Det, som Lean handler om – og som teknologi hjælper med at levere på, når man har mere end én kunde og to produkter. Fx gennem anvendelse af CRM-applikationer, der på det direkte procesniveau tilbyder funktionalitet til at optimere kontaktprocesser ved at skabe oversigt over ordrehistorik, klager, prispolitikker, konfigurationer, kontaktansvarlige, varetilgængelighed, kredithistorie, etc.

Imens tilbydes statistisk læring om processernes effektivitet på et overordnet niveau, så man løbende kan forbedre sig, levere større værdi og nedbringe unødvendige omkostninger.

I dag tilbyder mange ERP-systemer lige så meget fokus på kundeprocesser, som på optimering af finansielle og interne processer. I nogle tilfælde er der indbygget CRM-funktionalitet, i andre tilfælde er der integration mellem ERP-systemet og CRM-applikationen.

Eliminér spild med integration

Når en ordre er indtastet via CRM-applikationen (eller direkte i ERP-systemet alt efter, hvordan det er sat op), tager workflow-funktionaliteten i ERP-systemet over. Lagerstatus opdateres. Bogholderiet adviseres. Produktionsordrer udskrives. Planlægning helt ned til den enkelte maskines belægningsgrad kan blive påvirket. Så meget, som muligt er automatiseret, så alle muligheder for forsinkelser og fejltagelser fjernes – og alle ressourcer kan arbejde mod at skabe værdi for kunden.

Mens ordren produceres, kan kunden naturligvis følge med i, hvordan det går. Eller komme med ”change requests” (ændringsforespørgsler). Og virksomheden kan med det samme se, om det er muligt at imødekomme forespørgslen, med hvilke konsekvenser for pris, leveringstid og produktions-setup. Alt sammen online og med få museklik, hvilket sparer administrative ressourcer i kundebetjeningen.

Så er der fokus på værdi for både kunder, medarbejdere og ejerkreds. Væk er spildet. Når teknologi og Lean går hånd i hånd.

Seneste artikler

Hvor ofte har du stået ved en butiksdisk eller en skranke i en lufthavn, eller brugt dyrebar tid mens du ventede på din læge, sygeplejerske eller advokat – mens folk slog information op i forskellige...

Gi forecastingen bedre forutsetninger

Det har været forbeholdt spåkoner med farverige gevandter, kort og krystalkugler at udtale sig om fremtiden. Men ude i virksomhederne prøver vi jo alligevel, og ofte er værktøjet et Excel-ark, hvor...

I virksomheder har de fleste medarbejdere et klart overblik over deres egne arbejdsopgaver, og adgang til de systemer og informationer, de har brug for, for at kunne udføre dem.