Gode råd fra DEFCO: Bedre styring med færre ressourcer

Gode råd fra DEFCO: Bedre styring med færre ressourcer

Charcuteri-virksomheden DEFCO har oplevet ét fejlslagent ERP-projekt. Med efaringer fra første omgang og en ny strategi, der inddrager brugerne oplever DEFCO bedre styring med færre ressourcer.

Mikkel Czaja

DEFCO
Fabriksdirektør
; 03.04.14    : 11:19
Charcuteri-virksomheden DEFCO har oplevet ét fejlslagent ERP-projekt. Med efaringer fra første omgang og en ny strategi, der inddrager brugerne oplever DEFCO bedre styring med færre ressourcer.

DEFCO er verdensmester i pålæg. Styr på kvalitet, certificeringer, fødevaresikkerhed og råvarer. Nyligt etableret salgsselskab i Spanien. Gode resultater. En dansk-ejet, Aarhus-baseret succes-historie, der ledes af Czaja-familien. Men succes kommer ikke altid uden sværdslag. DEFCO oplever på nærmeste hold, at man ikke kan tage let på, hvilket udgangspunkt organisationen har, når man skal implementere nye IT-systemer.

»I takt med vi vokser og den globale konkurrence generelt intensiveres, er vi optaget af, hvor effektive vi er. Og derfor skal vi naturligvis bruge de indsigter, som man kan få fra et ERP-system. For nogle år siden prøvede vi at indføre et nyt ERP-system, men projektet fejlede. Vi fik ikke de resultater vi ville have, brugerne tog ikke systemet til sig og vores processer var ikke ordentligt beskrevet. Det var ikke så heldigt og både vi og den daværende IT-leverandør måtte sande, at i det projekt havde vi ikke gjort det godt nok. Ved at fokusere meget mere på den enkelte brugers rolle, er vores nuværende projekt blevet meget velfungerende og vi har nu været i drift med vores Axapta-løsning i et år«, fortæller fabriksdirektør Mikkel Czaja.

Læs mere om Microsoft Dynamics AX

For ressourcekrævende

De styringsredskaber DEFCO har brug for, var egentlig allerede tilgængelige i virksomheden. Oplysninger til produktionsopfølgning, lønsomhedsanalyser, vareforbrug, periodiserede dækningsbidrag, etc. kunne godt findes. Problemet var, at dataene kom fra mange forskellige kilder, forskellige systemer og at det var meget ressourcekrævende at producere de rapporter og statistikker, ledelsen løbende har brug for.

»Fordi vi skulle hente dataene i mange forskellige systemer, tog det for lang tid at levere den ledelsesinformation vi har brug for. De fleste data var som sådan tilgængelige. Men det var for ressourcekrævende og langsommeligt. Og så kommer man nemt til enten at bruge viden mindre end man egentlig kunne – eller noget af den viden, man så bruger, er måske forældet fordi det har taget for lang tid at producere den i et format der kan bruges. Så bliver det til bakspejlsnavigation«, forklarer fabriksdirektøren.

Samtidig maner fabriksdirektøren til besindighed, når det gælder IT-udnyttelse og systematisering af alt. ”I forbindelse med det første og fejlslagne ERP-projekt sagde min far: »Når alle tingene fungerer, og alle papirerne er, hvor de skal være, så kan vi lukke, for så tjener vi ikke nogle penge…« Og det var jo hans måde at gøre opmærksom på, at vi skal have fokus på, at IT er et middel, til at få tingene til at blive bedre og fungere bedre. Ikke et mål i sig selv. At vi hele tiden skal gøre tingene for at blive bedre. Vi laver Ikke statistikker fordi de skal være pæne, men fordi vi kan bruge dem til at lede og udvikle virksomheden bedre”.

Slagtere og Master Data

Hos DEFCO er hovedparten af de ansatte slagtere og andre faglærte. Det er ikke en faggruppe, der som udgangspunkt er øvede IT-brugere. Og at fokusere på det aspekt, har ifølge Mikkel Czaja været en stor del af forklaringen på, at implementeringen af Axapta med hjælp fra Columbus er gået godt.

I takt med at It-brugen kommer helt ud i produktionsprocesserne, bliver den enkelte medarbejder mere berørt af IT, skal bruge det selv, og det må man have respekt for, hvis man vil lykkes, fortæller Mikkel Czaja.

For en dygtig slagter er ikke nødvendigvis en dygtig IT-bruger. Og det kan være lidt af en branchesvaghed, når man i stigende grad er afhængig af IT i alle processer. Men i dette projekt har DEFCO fokuseret på mere målrettet træning af den enkelte medarbejder-rolle, ved at uddanne superbrugere, der så lærer de andre brugere op. Ifølge Mikkel Czaja, får man ikke de samme gode resultater ved at sende folk på et generelt kursus, for 90 procent af det, man lærer der, skal man ikke bruge i sit arbejde efterfølgende. Anderledes er det med de målrettede, interne kurser, for der kan medarbejderne se formålet med træningen og de fordele, de kan opnå ved at bruge værktøjerne.

Og at træne medarbejderne er helt nødvendigt. Både af hensyn til jobtrivsel og effektivitet – og fordi man dels bliver mere afhængig af, at data er korrekte, når man bruger data i flere processer og dels er fejl dyrere at rette, når data genbruges i processer og systemer.

»Vi har flere tusinde registreringer hver dag. Og mange af dem finder sted i produktionen. Til forskel fra en blyant og viskelæder, kan vi med et sammenhængende IT-system, ikke bare slette et forkert tal og gå glade videre og lade som ingenting. Et forkert tal eller en mangelfuld oplysning, viser sig i andre processer og rapporter, lagre der bliver for små eller store, etc. Så hvor det før måske tog et kvarter at rette en datafejl på et stykke papir, så tager det i dag halvanden time at få ryddet op, når nogle laver en fejl eller sjusker. Det arbejder vi med via vores træningsprogrammer og vores Master Data Management strategi. Vi skal have medarbejderne til at forstå, at også når det gælder IT, skal den være rigtig første gang«, forklarer Mikkel Czaja.

Læs mere om Master Data Management (MDM).

Data Steward i form af Controller

I ERP-projektets første faser har Mikkel Czaja selv været tovholder på projektet, men nu er han ved at være klar til at give ansvaret videre. Det betyder dog ikke, at virksomheden slipper fokus på Data Management og medarbejdernes korrekte brug og nytteværdi af systemet.

Som det næste skridt ansætter DEFCO en Controller, der vil få ansvaret for at følge op på datakvalitet og brugeradfærd i systemet.

»Det er i det daglige, i brugssituationerne, at man kan opnå størst effekt ved at sætte ind med hjælp til sine medarbejdere. Når en efterkalkulation fx ikke virker for økonomichefen, kan det være fordi der er forkerte data fra produktionen eller et andet sted i værdikæden. Det er en glimrende lejlighed til at følge op på kilden til dataelementet og vise præcis hvor, fejlen opstår og hvordan man kan undgå den i fremtiden. Derfor ansætter vi nu en person, der kan være sparringspartner for funktionschefer og ledelse i de muligheder, ERP-systemet repræsenterer, og som samtidig kan påtage sig en opfølgende og pædagogisk rolle i den praktiske brug, så vi kan stole på vores data«.

Gode råd til andre

Et gammelt mundheld siger, at erfaren mand er god at gæste, så vi bad Mikkel Czaja om at sammenfatte sine erfaringer fra både det forliste og det nuværende ERP-projekt til brug for virksomheder i en lignende situation. De kommer her:

Pas på systemblindhed

I første omgang var vi ekstremt fokuserede på leveringssikkerhed. Så vi lagde alle tænkelige risici ind i ERP-systemet. Det gjorde at vores lagre blev alt for store, for at kompensere for en masse ting, som viste sig at være mere teoretiske end praktiske. I dag er vi gået den anden vej fordi vi ved, at vi har en høj grad af stabilitet i vores produktion og der er god økonomi i at reducere varelagre. Derfor har vi ”tunet systemet”, sådan at vi har fjernet næsten alle buffers – og det kan betale sig. Man skal passe på ikke at bruge systemets finesser ude af trit med det, man godt ved i forvejen. Det er os, der leder virksomheden. Systemet hjælper os med at gøre det. Ikke omvendt.

Hårdt og blødt går hånd i hånd

Vi har arbejdet rigtig meget med inddragelse af vores medarbejdere i anvendelse af det nye IT-system. Vi har fokus på den enkelte medarbejders praktiske og konkrete rolle i anvendelse af IT – vi har fx i forbindelse med denne implementering fået ca 20 nye terminaler ude i produktionen, der er tilpasset de enkelte brugerroller. Det giver samtidig mulighed for at være helt konkret og præcis i de instruktioner man giver. Der er én rigtig måde og mange forkerte måder. Vi lærer at gøre det på den rigtige måde, så får vi stabilitet – og dernæst kan vi optimere. Det er både blød ledelse og Data Management i en og samme tilgang.

Vær klar til overraskelser. Og følg op. Hele tiden!

Selv om vi har implementeret Axapta med moduler til fødevareindustrien, er der stadig små finurligheder, hvor vi skal have tingene på en speciel måde. Der er altså forskel på at producere rullepølser og fiskeboller – og det skal man være klar til at fokusere på. Sørg for meget hurtigt at nå frem til at fokusere på forskellen mellem dig og andre virksomheder, når du taler med en IT-leverandør. De vil gerne tale om lighederne, det er helt fint, men det er måske i forskellen, din konkurrencedygtighed ligger. Sørg for, at det ikke bliver til for stor en overraskelse for hverken dig eller IT-virksomheden.

Læs mere om fødevareløsningen fra Columbus

Endelig vil jeg sige, at man skal være klar til at følge op konstant. Man kommer aldrig i mål. ERP-systemet er et middel til løbende at måle på, understøtte og dokumentere processer og resultater – det er ikke et mål i sig selv. Derfor er det ikke gjort med en implementering. Det er sådan set kun starten.

Seneste artikler

Hvor ofte har du stået ved en butiksdisk eller en skranke i en lufthavn, eller brugt dyrebar tid mens du ventede på din læge, sygeplejerske eller advokat – mens folk slog information op i forskellige...

Gi forecastingen bedre forutsetninger

Det har været forbeholdt spåkoner med farverige gevandter, kort og krystalkugler at udtale sig om fremtiden. Men ude i virksomhederne prøver vi jo alligevel, og ofte er værktøjet et Excel-ark, hvor...

I virksomheder har de fleste medarbejdere et klart overblik over deres egne arbejdsopgaver, og adgang til de systemer og informationer, de har brug for, for at kunne udføre dem.