ERP rullet ud til ti fabrikker på ti måneder

ERP rullet ud til ti fabrikker på ti måneder

Limproducent Dynea er et godt eksempel på at Best Practice, involvering af ledelsen og standardteknologi speeder ERP-implementeringstiden og dermed gevinstrealiseringen markant op

; 01.04.14    : 09:07

P360.dk by Columbus

Columbus
Redaktionen

Hurtig udrulning af Microsoft Dynamics AX på ti fabrikker. Investering tjener sig hurtigt hjem, fordi IT-omkostninger falder markant.

"Det har været noget af en drømmerejse. På bare ti måneder har ti fabrikker fået implementeret Dynamics AX og ny infrastruktur. Konsulenter, brugere og ledelse har alle været supermotiverede for at løfte opgaven".
Jakob Ingemann, Forretningsrådgiver og projektleder

Ti fabrikker på ti måneder. Så hurtigt gik det, da Columbus leverede og implementerede en helt ny ERP-løsning til flere af Dynea-koncernens virksomheder i Europa.

At det skete samtidig med, at de pågældende fabrikker skulle sælges, gjorde kun udfordringen større. Alligevel kan kundens projektleder nu bagefter slå fast, at projektet er det mest succesfulde, han endnu har været med i.

Det har været noget af en drømmerejse. På bare ti måneder har ti fabrikker fået implementeret Dynamics AX og ny infrastruktur. Konsulenter, brugere og ledelse har alle været supermotiverede for at løfte opgaven". 
Jakob Ingemann, Forretningsrådgiver og projektleder

Dynea stod med et ERP-system, der ikke matchede deres behov. Det er ikke nogen kompleks virksomhed. Alligevel var deres ERP- og IT-infrastruktur blevet alt for komplekst, uden at det dækkede forretningens behov. Det var en møllesten om halsen på dem og ville helt sikkert få en eventuel køber til at forlange en markant rabat.

Det bedste ERP-projekt

Tre muligheder tegnede sig: Enten skulle man fortsætte med den eksisterende Oracle-løsning, der blev dyrere og dyrere pr. bruger, efterhånden som fabrikker blev solgt fra, fordi hverken infrastruktur eller ERP-system var skalerbart nedadgående. En anden løsningsmulighed var at opgradere Oracle-løsningen, hvilket ville være teknisk kompliceret, organisatorisk krævende og stadig ikke løse de grundlæggende mangler, systemet havde i forhold til Dynea behov. Den tredje løsning ville være at skifte til et helt andet system, Microsoft Dynamics AX, og basere sig på standarder.

Normalt bør man i en situation, hvor virksomheden er til salg, fraråde ledelsen at kaste sig ud i en total udskiftning af ERP- og IT-infrastruktur. Det mener Jakob Ingemann, der har været ekstern forretningsrådgiver og projektleder for Dynea på restruktureringen af alle IT- og forretningssystemer. Alligevel anbefalede han i dette tilfælde, at ledelsen gik over til AX, hvilket skulle vise sig at blive en succes.

― Dynea har nu et ERP-system, der passer til forretningen. Som regel er et sådan systemskifte noget, folk hader. Men her er ledelsen glad for at have gjort det og både den og medarbejderne har formået at være en motiveret part i projektet, selv om de samtidig skulle have fokus på salget af virksomheden, forklarer Jakob Ingemann.

―Når Columbus så samtidig stiller med nogle særdeles kompetente konsulenter, der forstår, hvad kunden taler om, er det en fornøjelse at lede et sådan projekt. Det er det bedste ERP-projekt, jeg har været en del af, siger Jakob Ingemann, som har mere end 20 års erfaring med IT og ERP.

Fabrikkerne gjort mere salgsbare

 

 Med den nye løsning er det lykkedes at holde driftsomkostningerne på nogenlunde samme leje som før salget, hvilket vil sige på ca 3.000 euro pr. bruger. Alligevel betyder det et markant lavere antal brugere, fordi vi er gået fra 900 infrastrukturbrugere til 250 og fra 500 forretningssystembrugere til 150 for de syv resterende fabrikker. Vi har samtidig kunnet tilbyde de udtrædende fabrikker at samme vilkår, og vi har således demonstreret, hvor skalerbar løsningen egentlig er.

Dynea blev bygget op i 1990’erne, da en kapitalfond opkøbte limfabrikker. Det toppede med godt 48 fabrikker i 28 lande, men synergien udeblev, industrien skiftede karakter og blev ramt af overkapacitet, mens finanskrisen ramte branchen. En salgsproces gik i gang. Da Jakob Ingemann blev involveret, var der Asien – som var udenfor scope – og 14 fabrikker i Europa. Svv af disse er i dag solgt i fire bidder. De resterende syv forventes solgt i løbet af 2013. Ud af de 14 har ti fabrikker været med i projektet.

― Det var nødvendigt for Dynea at få et nyt forretningssystem og ny infrastruktur på plads for at gøre fabrikkerne mere attraktive for køberne. Den gamle Oracle-løsning har været alt for kompleks og tung at arbejde med. Dynamics AX er et langt bedre fit for forretningen og for brugerne. Det er simpelt, fleksibelt og agilt, siger Jakob Ingemann.

Driftsomkostningen falder

Havde Dynea derimod valgt ikke at gøre noget teknisk og process mæssigt – men udelukkende forsøge at begrænse omkostninger ved at spare på services, ville de årlige driftsomkostninger stige til 5.500 euro pr. bruger. Det skyldes, at Oracle-løsningen ikke kunne nedskaleres, på trods af at antallet af brugere var faldet markant som følge af opsplitningen i koncernen.

― Med den nye løsning er det lykkedes at holde driftsomkostningerne på nogenlunde samme leje som før salget, hvilket vil sige på ca 3.000 euro pr. bruger. Alligevel betyder det et markant lavere antal brugere, fordi vi er gået fra 900 infrastrukturbrugere til 250 og fra 500 forretningssystembrugere til 150 for de syv resterende fabrikker. Vi har samtidig kunnet tilbyde de udtrædende fabrikker at samme vilkår, og vi har således demonstreret, hvor skalerbar løsningen egentlig er.

Mere valide data om forretningen

Det store valg mellem en opdateret Oracle og en Dynamics AX faldt på AX-løsningen, fordi Columbus og Jakob Ingemann med en prototype til Dynea dokumenterede, at standarderne i Dynamics AX matchede virksomhedens IT- og forretningsstrategier. Samtidig løste Dynamics AX med det integrerede Business Intelligence et væsentligt problem for forretningen, idet BI i det gamle system lå uden for ERP, og derfor blev opdateret for langsomt.

―I værste fald sad ledelsen og analyserede virksomheden på basis af data, der var 40 dage gamle. Nu leverer systemet hver dag et billede af, hvordan forretningen performer. Data er langt mere valide. Så den nye ERP-løsning er ikke bare billigere og mere skalérbar, men understøtter også forretningen langt bedre, konstaterer Jakob Ingemann.

Højt tempo hele vejen

Projektlederen kalder den hurtige udrulning for lidt af en drømmerejse. Det er forløbet parallelt på tre fabrikker ad gangen over gennemsnitligt 60 dage pr. udrulningsrunde. Hele vejen har udgangspunktet været, at hvis der var behov for tilpasninger, måtte forretningen tilpasse sig systemet – og ikke omvendt. Men standarderne har holdt hele vejen.

― Tempoet har været højt, fordi vi har haft en supermotiveret ledelse og organisation, der også har været lydhør, når Columbus er kommet med forslag til nye løsninger i stedet for at stå fast på virksomhedens traditioner. Også brugerne har været en drivende og engageret del af projektet, siger Jakob Ingemann.

Alle fabrikker har nu passeret Go Live, og reaktionerne fra brugerne er udelukkende positive. Jakob Ingemann tør godt love, at de kun vil blive gladere og gladere, jo bedre de lærer det nye system at kende. ― Virksomhederne vil uden tvivl få stadig større udbytte af den nye løsning, fordi den rummer så mange muligheder, som både brugere og ledelse får gavn af, fastslår Jakob Ingemann.

En sikker partner i Atea

Det kræver sit at udrulle i højt tempo og samtidig sikre kvaliteten i hele projektet – det kræver det rigtige hold. Dynea og Columbus fandt den rette holdkammerat i Atea, som støttede op om projektet ved at levere sikkert og effektivt.

Sådan får du succes med implementering af ERP

Hvorfor skal man starte forfra hver gang? Der er sikkert andre virksomheder i verden, der ligner dig, og så kan man lige så godt tage udgangspunkt i best practice for lignende virksomheder - i stedet for at bygge sin egen løsning fra bunden.

Seneste artikler

Hvor ofte har du stået ved en butiksdisk eller en skranke i en lufthavn, eller brugt dyrebar tid mens du ventede på din læge, sygeplejerske eller advokat – mens folk slog information op i forskellige...

Gi forecastingen bedre forutsetninger

Det har været forbeholdt spåkoner med farverige gevandter, kort og krystalkugler at udtale sig om fremtiden. Men ude i virksomhederne prøver vi jo alligevel, og ofte er værktøjet et Excel-ark, hvor...

I virksomheder har de fleste medarbejdere et klart overblik over deres egne arbejdsopgaver, og adgang til de systemer og informationer, de har brug for, for at kunne udføre dem.