Derfor er skræddersyede forretningsdokumenter det nye sort

Derfor er skræddersyede forretningsdokumenter det nye sort

Form er lige så vigtigt som indhold. Sådan lyder det fra konsulenthuset Tabellae, der har specialiseret sig i automatiserede ind-og-udgående forretningsdokumenter fra ERP-systemer. Det handler om at kunne customize, så alt lige fra stregkoder til fakturaer bliver leveret på kundens præmisser.

Lennart Garbarsch

Tabellae
Adm. direktør
; 01.04.14    : 08:34
Form er lige så vigtigt som indhold. Sådan lyder det fra konsulenthuset Tabellae, der har specialiseret sig i automatiserede ind-og-udgående forretningsdokumenter fra ERP-systemer. Det handler om at kunne customize, så alt lige fra stregkoder til fakturaer bliver leveret på kundens præmisser.

Glem alt om at sende standarddokumenter afsted til din leverandør eller kunde. Måden at kommunikere forretningsdokumenter som kreditnota, følgesedler og kontoudtog etc. på, er nemlig i rivende udvikling. Dokumenterne er ens ansigt udadtil, og derfor er det forretningskritisk at have en strategi for både designet og formatet på dem. Det er rådet fra Lennart Garbarsch, som er adm. direktør i Tabellae.

»Vi kan se på markedet, at det i stigende grad handler om at tilpasse sig kundernes behov, og udarbejde dokumenter, som specifikt matcher kundernes krav og deres platforme,« siger Lennart Garbarsch, der pointerer, at dokumenterne er udtryk for virksomhedens professionalisme.

»Det er vores erfaring, at mange virksomheder glemmer at tage stillig til det led i forsyningskæden og undervurderer hvor vigtigt det er for kunderne. Hvis man gerne vil tages alvorligt som virksomhed, skal tingene hænge sammen kommunikationsmæssigt«, siger Lennart Garbarsch.

Større effektivisering af arbejdsgangene

Over de sidste par år er kravene om at kunne customize ens dokumenter steget markant. Fra 2005 og frem til ca. 2010 havde virksomhederne fokus på digital fakturering, men sådan er det ikke længere. I dag stiller man i stedet skarpt på at tilpasse dokumenterne til kundernes behov, samt at bruge forretningsdokumenterne til marketing.  

»I gamle dage, var det it-systemerne, som bestemte, hvordan dokumenterne skulle se ud, nu spørger vi hvordan kunderne vil have det,« forklarer Lennart Garbarsch. Han understreger, at kunderne i dag foretrækker at købe standardiserede løsninger, som sikrer, at ens dokumenter og kodninger ikke går tabt, når man opdaterer dokumentsystemerne.  På den baggrund leverer Tabellae leverer et standard plug-and-play produkt til Dynamics, LaserNet, som er en dokumentpakke virksomhederne bygger ovenpå ERP-systemet.

»Når et ERP system skal opgraderes til Dynamics AX/NAV, beskytter vi kunden fra tabt arbejde, og fra at kode sig gul og blå ved hver opdatering. Samtidig kommer kunden hurtigere i drift for færre omkostninger« fastslår Lennart Garbarsch.

Hos virksomheden Fleggaard i Kruså mærker man forskellen på at have bedring styring og kontrol med forretningsdokumenterne. LaserNet er allerede udrullet på output-siden, men på input-siden er man i gang med at udrulle dette i resten af koncernen.

»For os betyder det en langt større effektivisering af vores arbejdsgange og et mere stringent workflow. Alt er registreret i ERP-systemet og det giver mere gennemsigtighed både for os og vores leverandører«, siger John Christensen, direktør i Fleggaard IT og Service Care.

Dokumenter til enhver lejlighed

Alle forretningsdokumenter i dag skal kunne skræddersyes, både i forhold til indhold og distribution. Derfor er det kritisk med et værktøj, som kan håndtere de specifikke krav en kunde måtte have, fx betinget af om det er en offentlig eller privat virksomhed. Virksomheder, som eksporterer på tværs af landegrænser, er desuden nødt til at forholde stigende lovkrav til dokumenter.

»Tendensen med skræddersyede dokumenter er ikke blot et modefænomen. Også i forhold til lovkrav ser vi en hastig udvikling. I Tyrkiet skal der fx være særlige tolddokumenter og stregkoder på dokumentet, ellers får man ikke ens varer over grænsen og leverer man til offentlige kunder i Norge, Sverige eller Tyskland, skal man også være opmærksom på helt særlige formater«, siger Lennart Garbarsch.

Seneste artikler

Hvor ofte har du stået ved en butiksdisk eller en skranke i en lufthavn, eller brugt dyrebar tid mens du ventede på din læge, sygeplejerske eller advokat – mens folk slog information op i forskellige...

Gi forecastingen bedre forutsetninger

Det har været forbeholdt spåkoner med farverige gevandter, kort og krystalkugler at udtale sig om fremtiden. Men ude i virksomhederne prøver vi jo alligevel, og ofte er værktøjet et Excel-ark, hvor...

I virksomheder har de fleste medarbejdere et klart overblik over deres egne arbejdsopgaver, og adgang til de systemer og informationer, de har brug for, for at kunne udføre dem.