Byg en BI-strategi først og ryd så op i fejlbehæftede data

Byg en BI-strategi først og ryd så op i fejlbehæftede data

Hvis 2015 er året, hvor din virksomhed bygger en Business Intelligence-strategi, så skal du ikke frygte dårlige data. Et godt BI-fundament afslører nemlig i sig selv fejlbehæftede data husk bare at starte med få KPI’er.

Ali Jamili

Columbus
Business Intelligence konsulent
; 13.01.15    : 09:10
Bedre sammenhængende KPIer og rapporter

Hvis du opdager adskillige fejl og mangler i dine salgsordre, kan du så overhovedet bruge de data til at bygge en Business Intelligence-strategi? Ja, er pointen fra Ali Jamili, der er Business Intelligence-konsulent hos Columbus Danmark A/S. Han bakkes op af en analyse fra Jon Oesch, der er vice president for Business Intelligence i analysevirksomheden Jet Reports.

Overordnet set skal man altså ikke frygte, at ens data er for dårlige til en BI-strategi. Hvis man eksempelvis vil udnytte et ERP-system, skal man have fat i de komponenter, som ligger bag de data, som er tilknyttet en salgsordre.

Og det er her, BI kommer ind i billedet: » Teknisk set er det blevet nemmere at opsætte kunder i grupper efter eksempelvis størrelsen af deres omsætning og efter hvilken branche, de tilhører. Dermed indkredser og synliggør man hvilken branche eller kundetyper, der er mest profitable. Her kan en BI-strategi være startskuddet til at rydde op i de fejlbehæftede data, og skal man ikke frygte dårlige data,« fortæller Ali Jamili fra Columbus Danmark A/S.

Obligatoriske felter

Hvordan ser den omstilling så ud nede i maskinrummet? Tager man udgangspunkt i ERP-systemet Microsoft Dynamics AX, så kan man som virksomhed kigge på eksempelvis leveringsdatoer. Hvordan rydder man op i fejlleverancer og minimerer forsinkelser? Teknisk sætter man sit Dynamics AX-system op med mandatory fields – obligatoriske felter, der kan vise sig at være altafgørende for, om brugerne taster korrekt ind og ikke efterlader tomme felter.

»En konkret leveringsdato skal fremgå i systemet ellers kan man ikke måle på og forbedre sin leveranceservice og opnå mere tilfredse kunder gennem professionel brug af data. Så, det er afgørende med et strømlinet regelsæt for indtastning med smarte, tekniske løsninger, som indgår i Microsoft Dynamics AX,« forklarer Ali Jamili.

Hermed tager man fat på en simpel og konkret KPI, hvor man måske fra start allerede ved, hvad virksomheden største udfordring er. Når man med et datagrundlag kan konstatere løbende fejlleveringer og forsinkelser, så går man tilbage og kigger på få og konkrete KPI’er, der omhandler en langsom produktion, eller hvad der ellers kan være forklaringen på, at kunden ikke får sin leverance til tiden, pointerer Ali Jamili.  

Vær forberedt på mange fejl

Kigger man på analysen fra Jon Oesch fra Jet Reports, så skal man som virksomhed være forberedt på, at ERP-systemer og en dertilhørende BI-strategi kan afsløre rigtig mange fejl. Nogle af de typiske data, som kan mangle, er noget i den rapportering, der sker, når en salgsordre gennemføres.

Måske har man et tal for en gennemført ordre, men indtjeningen kan hverken føres tilbage til en salgsperson eller en virksomhed. Ergo har man et stykke data, hvor alle de væsentligste komponenter er væk. Men det er netop her, en BI-strategi kan vise sit værd, skriver Jon Oesch i sin analyse.

Ali Jamili følger op, »min erfaring er, at virksomheder opdager rigtig mange fejl i sine data tilhørende omsætning. En kunde kan eksempelvis være placeret i en forkert branche i ERP-systemet, og dermed mister man værdifuld information,« fortæller han og fortsætter, »Et andet eksempel er, at man heller ikke får tastet den korrekte agent ind på en salgsordre, som er ansvarlig for kunden. Dermed mister man overblikket over, hvilke transaktioner, som er gennemført. Konsekvensen deraf er, at man heller ikke kan belønne den salgsagent, som har gjort en ekstra indsats,« siger Ali Jamili.

Jon Oesch fra Jet Reports henviser til, at man nu kan se, hvilke datakomponenter der mangler pr. salgsordre. Dermed bruger man et BI-analyseredskab til professionelt at slå ned på, hvor virksomhedens datasæt halter. Man starter altså konkret og småt, frem for at starte meget bredt og med visioner om at ændre på virksomhedens samlede datamængde, fremhæver Jon Oeschs analyse.

En BI-strategi og en egentlig BI-afdeling samler altså alle virksomhedens handlinger. Dermed udvider man sine ’klassiske’ ERP-systemer til ikke kun at kigge på én handling, der eksempelvis drejer sig om en enkelt salgsordre, men kigger på alle salgsordrer samtidigt i den givne periode man gerne vil se. BI kan give overblikket, så man kan gå baglæns for at finde fejlen– og så kan man fremadrettet ændre i retningslinjerne. Det giver slutligt et mere validt ERP-system, fortæller Ali Jamili fra Columbus Danmark A/S.

Et marked i kraftig vækst i Danmark

Men, hvor mange interesserer sig overhovedet for Business Intelligence i Danmark? Faktisk er det et marked i stor fremgang. I 2012 blev der i Danmark omsat for 1,7 milliarder kroner i ren software, som omfatter Business Analytics til budgetoptimering og Business Intelligence til behandling af data. Det viser tal fra analysevirksomheden IDC, som også dokumenterer en stigning på 20 procent i omsætningen af den type software sammenlignet med 2010.

Anders Elbak, der er senior-analytiker hos IDC Nordic, har tidligere sagt til Ingeniørens it-medie Version2, »danske virksomheder har virkelig fået øjnene op for, at der ligger stor værdi i at kunne visualisere og overvåge deres budgetter og data ‘in real time’ takket være nogle it-løsninger. Derfor ser vi så stor vækst inden for det her felt af software. Teknologierne er så at sige blevet mere modne og vinder større indpas,« siger Anders Elbak til Version2.

For Ali Jamili er det voksende marked også et udtryk for en anden ting, »mange virksomheder har opdaget, at Business Intelligence for alvor kan hjælpe dem med at sikre, at afdelinger snakker bedre sammen. Eksempelvis ved at virksomheder bliver bedre til at lave sammenhængende KPI’er og rapporter, i stedet for at én afdeling ser ting i styk og en anden i værdi. Dermed bliver data, der tidligere var ustruktureret og fejlbehæftet, nu sammenligeligt ens, alle afdelinger imellem,« siger han.

Flere virksomheder, som Ali Jamili har hjulpet henover årene, fremhæver, at man oftest har set forskellige KPI’er eller rapporter om de samme problemstillinger som et stort problem. Virksomhedens finansafdeling kigger på værdi, lageret kigger antal. Det er et problem, hvis virksomheden overordnet set har brug for at få nedbragt lageret. Derfor kræver det, at virksomheden bliver enig om, hvorvidt det er mængden eller værdien, der skal nedbringes. Så man får en bedre kommunikation og gør virksomheden mere effektiv.

Find flere informationer om Business Intelligence på: http://www.columbusglobal.com/da-DK/Shared/Technology/DK_technology/Business-Intelligence

Seneste artikler

Hvor ofte har du stået ved en butiksdisk eller en skranke i en lufthavn, eller brugt dyrebar tid mens du ventede på din læge, sygeplejerske eller advokat – mens folk slog information op i forskellige...

Gi forecastingen bedre forutsetninger

Det har været forbeholdt spåkoner med farverige gevandter, kort og krystalkugler at udtale sig om fremtiden. Men ude i virksomhederne prøver vi jo alligevel, og ofte er værktøjet et Excel-ark, hvor...

I virksomheder har de fleste medarbejdere et klart overblik over deres egne arbejdsopgaver, og adgang til de systemer og informationer, de har brug for, for at kunne udføre dem.