Automatisér håndteringen af fakturaer og få overblik over jeres cash flow

Automatisér håndteringen af fakturaer og få overblik over jeres cash flow

Fakturaer udløser ofte det ultimative bureaukrati i en virksomhed: Kontrol-procedurer, godkendelses-regler, bogføring og af og til rykkere.


Anonymous's picture
" />
Tags: 
; 14.06.15    : 19:49
Automatisér håndteringen af fakturaer og få overblik over jeres cash flow

Det starter med endnu en konvolut, der bliver afleveret hos receptionisten. En faktura der skal journaliseres og sendes videre til finansafdelingen. Her lægges den i en konvolut igen, og bliver sendt til godkendelse ude på et produktionssted. Her kan den så vente, til den ansvarlige kommer tilbage fra ferie.

I mellemtiden er betalingsfristen overskredet, ingen har kunnet svare på, hvor regningen er henne og leverandøren – der egentlig skulle være firmaets bedste samarbejdspartner, er godt sur i skralden.

”Det er det oplagte mareridt, og det kan gøres meget nemmere,” forklarer Jacob Sylvest Andersen, der arbejder som Functional Solution Architect hos Columbus. Her er han også ekspert i processerne omkring fakturahåndtering. Der er tre kernefaktorer, som virksomheden skal holde øje med, forklarer han. ”Procesoptimering, overblik og sikkerhed, er nok de vigtigste nøgleområder, når vi sætter fakturaløsninger op for vores kunder. ”

Procesoptimering: Så automatisk som muligt

”Det koster nemt flere hundrede kroner at køre en faktura gennem en virksomhed. Det er lidt absurd, hvis det er en bagerfaktura på 75 kr.,” siger Jacob Sylvest Andersen. Men ERP-systemer kan typisk udvides, så hovedparten af opgaven automatiseres.

Klik her for at læse mere om, hvordan håndteringen af jeres fakturaer kan automatiseres og digitaliseres med Vendor Invoice Manager til Dynamics AX.

Hvis fakturaen ankommer i et almindeligt digitalt format som fx OIOUBL, kan alle oplysninger sendes direkte videre ind i firmaets systemer. Er der tale om en vedhæftet PDF eller en indscannet kopi, så vil et OCR-system kunne genkende langt de fleste oplysninger automatisk.

”Den første store fordel er, at oplysninger som for eksempel beløb, kontonumre, fakturanumre mv. ikke skal indtastes, men ryger direkte ind i ERP-systemet. Har virksomheden sat det rette organisationshierarki op, så ved systemet desuden, hvem der kan godkende fakturaer fra de forskellige leverandører. Det er enormt tidsbesparende, når fakturaen ikke skal skifte hænder, men går direkte til den ansvarlige, ” siger Jacob Sylvest Andersen.

”Faktisk kan fakturaen ligge til godkendelse hos den rette person et minut efter, den er afsendt fra leverandøren. Helt uden, der er nogen, der har brugt kræfter på at administrere. Det er meget store beløb, man kan spare i administration, når processen er så automatiseret. ”

I et land som Danmark, hvor digitaliseringen er vidt udbredt, er 80 - 90 procent af leverandørerne i stand til at levere en elektronisk faktura. Nogle firmaer vælger endda at udlicitere de sidste 10-20 procent af opgaven med OCR-scanning og indtastning af restoplysninger. Tilbage er kun kerneopgaven: Godkende at fakturaen stemmer overens med de varer eller ydelser, der er leveret.

Overblik: Ingen oversete betalingsfrister

Automatiseringen har mange glædelige følgevirkninger, blandt andet et langt bedre overblik over virksomhedens cash flow og en fuldstændig eliminering af rykkergebyrer.

”En af vores kunder havde normalt 4-500 fakturaer liggende i systemet, som de reelt ikke vidste, de havde i huset. Efter de fik automatiseret håndteringen, blev det antal bragt ned til nul. Det er en virksomhed, der investerer rigtigt meget, og samlet set var det et anseeligt millionbeløb i Euro, som de nu har præcist overblik over, hvornår skal betales,”, fortæller Jacob Sylvest Andersen.

”Det mindsker også risikoen for, man overser en betalingsfrist, og så kan man desuden altid svare, hvis nogen spørger til en faktura. Det er ret væsentligt, når virksomheden skal bevare det gode samarbejde med deres leverandører.”

Endelig giver den hurtige betalingsgang også virksomheden mulighed for få rabatter.

”Flere virksomheder udnytter det faktum, at de altid kan betale fakturaer meget hurtigt, til at forhandle kontantrabatter hjem hos leverandørerne. Det er en meget direkte gevinst, som man kan høste på den måde,” siger Jacob Sylvest Andersen.

Sikkerhed: Ingen slettelak i kopirummet

Digitaliseringen giver samtidigt en gennemsigtighed og en præcis styring, som mindsker risikoen for svindel.

”Det er afgørende, at der er adskillelse mellem kritiske forretningsgange. At det for eksempel er én person, der godkender og en anden, der udfører betalingen.”

Samtidigt ligger der den ekstra sikkerhed i et fakturasystem, at det er en helt tredje person, der har fastlagt reglerne for, hvem der har prokura på hvilket niveau, og systemets logs vil til enhver tid vise, hvem der har godkendt hvad.

”Det er nu endegyldigt sket med, at nogen fusker med slettelak og kontonumre i kopirummet,” beroliger Jacob Sylvest Andersen.

Læs mere om automatiseret fakturahåndtering.

Seneste artikler

Hvor ofte har du stået ved en butiksdisk eller en skranke i en lufthavn, eller brugt dyrebar tid mens du ventede på din læge, sygeplejerske eller advokat – mens folk slog information op i forskellige...

Gi forecastingen bedre forutsetninger

Det har været forbeholdt spåkoner med farverige gevandter, kort og krystalkugler at udtale sig om fremtiden. Men ude i virksomhederne prøver vi jo alligevel, og ofte er værktøjet et Excel-ark, hvor...

I virksomheder har de fleste medarbejdere et klart overblik over deres egne arbejdsopgaver, og adgang til de systemer og informationer, de har brug for, for at kunne udføre dem.